Continuamos con la 2a parte de la traducción del documento de Garr Reynolds. Recordemos que este apunte, siguiendo sus propios consejos, es el material que Reynolds entrega como complemento y soporte a su presentación. En esta parte del apunte, Reynolds nos menciona a Edward Tufte, sobre el que nuestra Escuela de Artes y Diseño nos hablará mas adelante.
Y antes de proseguir con Reynolds, una de sus slides para pensar.
El Efecto Power Point
III. Tips para la Organización y Preparación
Power Point no es inherentemente una mala herramienta. De hecho, si los expositores solamente evitaran unas pocas de las trampas mas comunes de Power Point, sus presentaciones mejorarían sustancialmente. Aquí van resumidos varios de los puntos destacados discutidos en la presentación.
(1) Comenzar con el final en mente. Antes de siquiera abrir el Power Point, toma asiento y piensa realmente sobre el día de tu presentación. ¿Cuál es el real propósito de tu exposición?, ¿qué es lo que la audiencia realmente espera?
En tu opinión, si tu presentación dura, digamos, 50 minutos, ¿cuáles son los puntos más importantes que tu audiencia debe llevarse consigo?. Recuerda, incluso si te han solicitado solamente compartir información, raramente es la mera transferencia de información un objetivo satisfactorio desde el punto de vista de la audiencia. Después de todo, si el objetivo de la presentación, reunión o exposición fuese solamente la transferencia de información, la audiencia podría en vez haber leído tu libro, artículo o informe.
(2) Planear en “modo análogo”. Esto es, más que zambullirse directamente al Power Point (o Keynote), los mejores presentadores a menudo hacen un borrador de sus ideas con papel y lápiz. Personalmente, yo uso una gran pizarra blanca en mi oficina para esbozar mis ideas (cuando trabajaba en Apple, tenía una muralla entera convertida en pizarra). La pizarra me daba libertad para sentirme deshinihibido y creativo. Literalmente, podía también retroceder desde lo que había borroneado e imaginarme como podría fluir lógicamente cuando se añadiera Power Point mas tarde. Además, mientras escribo puntos clave y ensamblo un guión y una estructura, puedo dibujar rápidamente ideas para diapositivas, como fotos y gráficos, que aparecerán mas tarde en el Power Point. Pensando que ustedes pueden estar usando tecnología digital cuando estén haciendo su presentación, el acto de hablar y conectarse con una audiencia – para informar, vender o persuadir – es principalmente análogo.
(3) Las buenas presentaciones incluyen historias. Los mejores presentadores ilustran sus temas con el uso de historias, muchas veces personales. La manera mas fácil de explicar ideas complejas es a través de ejemplos o compartiendo una historia que subraye el punto. Las historias son fáciles de recordar para tu audiencia. Si quieres que tu audiencia recuerde tus contenidos, entonces encuentra una manera para hacerlos relevantes y memorables para ellos. Deberías tratar de llegar con buenas historias, cortas e interesantes, o ejemplos que apoyen tus puntos principales.
(4) Todo está en nuestra audiencia. En una presentación hay tres componentes involucrados: la audiencia, tú y el medio (en nuestro caso, Power Point). La meta es crear una armonía entre los tres. Pero, sobre todo, la presentación es para el beneficio de la audiencia. Por esto, aburrir a la audiencia con punteos de viñeta tras viñeta hace poco en beneficio de ellos. Lo que nos trae al punto cinco, tal vez el mas importante de todos.
“Respeta a quien viene hacia ti con oídos abiertos, y crea un sentido de comunidad”
- P.T. Sudo
(5) Reduce el texto de tus diapositivas al mínimo absoluto. Las mejores diapositivas pueden no tener texto alguno. Esto puede sonar insano dada la dependencia hoy de las diapositivas de texto, pero las mejores diapositivas de Power Point debieran ser virtualmente sin sentido sin la narration (o sea, sin tí). Recuerda, se supone que las diapositivas deben ser un apoyo o soporte para la narración del orador, no hacer a éste superfluo. Si, es cierto que mucha gente dice algo así como esto : “Disculpa Pepe, me perdí tu presentación. Supe que estuvo grandiosa. ¿Puedes enviarme las diapositivas?”
Bien, Pepe, claro que puedes. Pero si son buenas diapositivas, tendrán poca utilidad sin tí.
(6) No leas palabra por palabra el texto de tus diapositivas. Si la gente puede leer, entonces ¿por qué los presentadores insisten en leer los textos completos de sus dipositivas? Además, es muy difícil – si no imposible – leer una diapositiva y al mismo tiempo escuchar a alguien mientras habla.
Entonces, nuevamente : ¿porqué estos días se ve todo este texto en las diapositivas? Una razón puede ser porque es conveniente para el orador el escribir sus pensamientos en forma punteada, uno a la vez, mientras organiza su presentación. Pero, como señala el profesor de Yale y especialista en comunicación visual Edward Tufte en una entrevista en la revista Wired “…la conveniencia para el orador puede ser perjudicial tanto para el contenido como para la audiencia”. Los oradores también pueden estar pensando en que sus diapositivas llenas de texto pueden ser buenos apuntes. Sin embargo, la disposición horizontal de las diapositivas (una tras otra) las hace difíciles de escribir y de leer. Lo que nos trae al punto siguiente.
(7) Los documentos escritos (papers, apuntes, resúmenes ejecutivos) son para profundizar los detalles. La audiencia puede ser mejor satisfecha recibiendo un documento detallado como acompañamiento a la presentación, mas que con una mera copia de tus diapositivas Power Point. Si tu tienes un documento detallado para pasarle a la audiencia después de tu charla, no te sentirás obligado a llenar tus diapositivas Power Point con texto.
Recuerda: (1) tus diapositivas deben contener solamente un mínimo de información; (2) las notas de tus diapositivas, que solamente tu ves, pueden contener mucha mas información; y, (3), tu documento puede contener mucho mas datos y detalles.
Y para cerra este capítulo, quedémonos con otra idea de Reynolds: “Power Point puede ser la herramienta mas poderosa de tu computador. Pero no lo es. Hoy es solamente un triste fracaso”
Power Point es realmente MALO
